Một loại tài liệu đặc thù thường được áp dụng trong các thương hiệu lớn là bản tin cho truyền thông. Khi cần thông báo về một sự kiện nào đó tới các phương tiện truyền thông, đây là một loại tài liệu mà bất kỳ nhân viên PR nào cũng phải nắm vững. Nếu bạn chưa biết cách viết bản tin cho truyền thông ngắn gọn và chính xác, hãy tham khảo hướng dẫn trong bài viết dưới đây.
1. Khái niệm thông báo báo chí là gì?
Một thông báo cho truyền thông được định nghĩa là một bản tóm tắt về một vấn đề, sự kiện hoặc chương trình mà các cá nhân hoặc tổ chức muốn giới truyền thông quan tâm đến.
Nội dung của thông báo báo chí cần đáp ứng được các câu hỏi sau đây.
Người hoặc đối tượng nào được đề cập đến?
Thông tin về sự kiện được đưa ra là gì?
Sự kiện diễn ra tại đâu?
Khi nào xảy ra sự kiện đó?
Vì sao truyền thông và công chúng cần quan tâm đến sự kiện này?
Sự kiện được tổ chức như thế nào?
Những thông tin quan trọng cần được hiển thị đầu tiên.
Khi nào cần phát đi thông tin cho báo chí.
Khi muốn thông báo về một sự kiện đến báo chí, thường sử dụng thông tin cho truyền thông. – Trong những trường hợp sau đây, thông tin cho báo chí được ưu tiên sử dụng.
Khi sản phẩm hoặc dịch vụ mới được giới thiệu.
Khi thông báo với báo chí về một thành tích hoặc đề tài nghiên cứu.
Khi một cá nhân hoặc tổ chức có sự kiện quan trọng muốn công chúng biết đến.
Khi cá nhân hoặc tổ chức đạt được những giải thưởng uy tín.
3. Kỹ năng viết thông tin cho báo chí.
Bắt đầu, phần thân và kết luận là 3 phần quan trọng của một tài liệu thông báo cho báo chí. Nội dung của mỗi phần được mô tả kỹ lưỡng.
3.1. Phần khai mạc của thông báo cho các phương tiện truyền thông.
Tiêu đề thông báo.
Về vấn đề: Sự kiện chính được đề cập trong thông báo.
Vị trí và thời gian viết thông báo.
Cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị viết thông báo.
Phần chính của bản tin báo chí nằm trong phần thân bài với nội dung chính.
Bước đầu, đề cập đến sự kiện cụ thể. Tiếp theo, trình bày các thông tin liên quan đến sự việc. Cuối cùng, đưa ra kết luận và các đề nghị, yêu cầu.
Phần 2: Thông tin quan trọng nhất.
Phần 3: Thông tin không quan trọng bằng phần còn lại.
Phân loại các nội dung không quan trọng theo thứ tự.
Thông cáo trả lời đề cập đến sự việc gì? Sự việc diễn ra như thế nào? Tầm quan trọng của sự việc như thế nào? Ai chịu trách nhiệm cho sự việc? Sự việc xảy ra ở đâu và vào thời điểm nào?
3.3. Phần cuối cùng.
Để giới truyền thông có thể tìm hiểu thêm về sự kiện quan trọng đó, thông tin liên hệ nên được đưa ra ở phần cuối của thông cáo báo chí. Phần này có thể bao gồm thông tin liên hệ của đối tượng được đề cập hoặc người đại diện truyền thông. Nếu đó là một tổ chức hay công ty, thì liên hệ có thể là phòng marketing, phòng truyền thông hoặc báo chí.
Ưu tiên sử dụng địa chỉ liên hệ có các thông tin sau đây.
Tên chính thức của bộ phận truyền thông trong công ty.
Địa chỉ văn phòng.
Số điện thoại để liên hệ.
– Email.
Địa chỉ trang web.
Yêu cầu về định dạng văn bản cho thông cáo báo chí.
Tờ giấy trống được in tên và địa chỉ của cơ quan hoặc tổ chức.
Ít nhất 2,54cm là khoảng cách từ rìa đến văn bản (Việc này giúp độc giả dễ hiểu và để lại không gian cho biên tập viên, phóng viên để ghi chú).
Chỉ in trên mặt giấy một mặt.
5. Chú ý khi viết thông tin cho báo chí.
Công báo báo chí phải tuân theo quy chuẩn về cả nội dung và hình thức như đã quy định.
Không nên sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hay kỹ thuật quá phức tạp trong nội dung thông cáo báo chí. Nếu có, nên giải thích kèm trong văn bản.
Sau khi viết thông báo cho báo chí, cần gửi đến một phóng viên hoặc cơ quan truyền thông cụ thể.
Nếu gửi thông cáo báo chí qua email, nên đặt tiêu đề hấp dẫn và chứa nội dung chính của thông cáo.
Soạn bản thông cáo cho báo chí về một sự kiện vừa diễn ra gần đây, tránh đề cập đến sự kiện đã xảy ra trước đó hoặc sự kiện không diễn ra trong tương lai gần.
Có thể trích dẫn những lời nói của người liên quan trong thông cáo báo chí, tuy nhiên cần phải chính xác và được sự đồng ý trích dẫn những lời nói đó.
Yêu cầu được sự đồng ý của người được đề cập tại địa chỉ liên lạc trong trường hợp thông tin liên lạc là thông tin riêng tư của cá nhân.
Cần tránh sử dụng những từ mang ý nghĩa tiêu cực và tránh phóng đại trong các thông cáo báo chí.
6. Một số mẫu thông báo cho báo chí được sử dụng phổ biến.
Bản thông báo cho truyền thông của hãng hàng không Vietnam Airlines.
Bản thông tin cho báo chí về sự kiện ”Hội thảo Tầm nhìn Việt Nam – Asean”.
Bản thông cáo báo chí của công ty về sự kiện giới thiệu sản phẩm mới.
Thông cáo báo chí về lễ khai giảng và trao bằng thạc sĩ tại Đại học Phan Thiết.
Bản thông cáo cho báo chí về quan điểm về vấn đề khủng hoảng truyền thông.
7. Phần kết.
Nhân Hòa đã trình bày thông tin qua thông cáo báo chí trong bài viết. Đồng thời, hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí ngắn gọn và chính xác nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, hãy lưu lại bài viết này để tham khảo.
Thông tin liên lạc của Nhân Hòa.
Đường dây nóng: 1900 6680.
Trang web: https://nhanhoa.Com/.
Trang Facebook: https://www.Facebook.Com/nhanhoacom.
Hướng dẫn đường đi: https://g.Page/nhanhoacom.
Chương trình ưu đãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.Com/khuyen-mai.Html.
