Nhiệm vụ quan trọng trong việc nâng cao và tăng cường phạm vi thương hiệu của một tổ chức là lên kế hoạch truyền thông. Để hỗ trợ mọi người thực hiện các chiến lược truyền thông dễ dàng, Bizfly đã chia sẻ 8 bước lên kế hoạch truyền thông hiệu quả theo bài viết của các chuyên gia dưới đây.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Việc tạo ra một bản kế hoạch truyền thông đơn giản là việc cung cấp các thông tin như mục đích triển khai, đối tượng nhắm đến, phương pháp truyền thông hoặc các kế hoạch triển khai… Trong từng giai đoạn cụ thể của chiến dịch truyền thông. Mục tiêu chính của kế hoạch là hướng dẫn thực hiện các mục tiêu được xác định trong chiến dịch bằng các phương tiện truyền thông.
Khi xây dựng chiến lược truyền thông, bạn cần đảm bảo tính khả thi và lập kế hoạch dự phòng để đảm bảo doanh nghiệp có thể đối phó với sự thay đổi của thị trường, vì thế.
Kế hoạch truyền thông bao gồm các giai đoạn công việc trong chiến dịch truyền thông.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông sẽ đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, bao gồm các điểm sau đây:.
- Xây dựng và duy trì được tư duy cấu trúc trong các kế hoạch truyền thông của mình.
- Cách thức triển khai công việc của đồng nghiệp được tiết lộ thông qua một kế hoạch truyền thông phức tạp và liên quan đến nhiều phòng ban.
- Dễ dàng thiết lập và giám sát ngân sách cho các chiến dịch truyền thông, quảng cáo.
- Các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về khách hàng mà họ muốn tiếp cận thông qua việc tiến hành các nghiên cứu và phân tích. Nhờ đó, việc định hướng đến khách hàng mục tiêu và chia sẻ khách hàng thành các nhóm đối tượng cũng trở nên hiệu quả hơn.
- Tất cả mọi người sẽ có cơ hội để đánh giá độ hiệu quả của các chiến dịch trong thời gian tới thông qua kế hoạch truyền thông.
Các yếu tố quan trọng của một kế hoạch truyền thông
Để thực hiện một kế hoạch truyền thông cơ bản, cần có 4 thành phần quan trọng như sau:
- Bằng cách tiến hành phân tích và khảo sát sâu hơn, chúng ta có thể xác định rõ đối tượng mà chúng ta đang nhắm đến, phân loại thị trường mục tiêu, học hỏi từ những chiến lược đã được áp dụng trước đó cũng như đối thủ cạnh tranh trực tiếp của chúng ta là ai. Việc phân tích và nghiên cứu rất quan trọng.
- Dù là bất cứ hoạt động gì, khi chuẩn bị kế hoạch cần phải xác định mục tiêu và các thước đo để đánh giá sự hiệu quả và thành công của chiến dịch. Mục tiêu và các chỉ số đo lường sẽ đánh giá công việc.
- Một kế hoạch truyền thông không thể thiếu để phát triển chiến lược truyền thông. Người thực hiện cần phải đi vào chi tiết về các phương tiện truyền thông phù hợp, ngân sách, thông điệp, lời kêu gọi hành động (CTA) cũng như thời gian thực hiện để hoàn thành kế hoạch truyền thông.
- Sau khi hoạt động truyền thông được tiến hành, chúng ta sẽ tiến hành đánh giá và đo lường để đánh giá mức độ hoàn thành cũng như hiệu quả của chiến dịch truyền thông.
9 bước thiết lập kế hoạch truyền thông hiệu quả
Dưới đây là 9 phương pháp thiết lập kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn cần hiểu rõ để có thể hoàn thiện kế hoạch truyền thông.
Bước 1: Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT
Một giai đoạn quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hướng đi truyền thông của doanh nghiệp là phân tích toàn diện. Những phân tích chi tiết về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả mà doanh nghiệp truyền thông sẽ giúp xác định hướng đi. Các công cụ hữu ích như mô hình SWOT có thể được sử dụng để phân tích điểm mạnh và điểm yếu trong bên trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, OT cũng là một công cụ để hiểu diễn biến của các sự kiện bên ngoài.
Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông
Để giải quyết vấn đề về nhu cầu và mong muốn của chính mình, bạn nên chọn mục tiêu truyền thống phù hợp. Vì vậy, công ty nên đặt ra một mục tiêu cụ thể và chi tiết trước khi lập kế hoạch truyền thông để đảm bảo rằng các bước tiếp theo sẽ được thực hiện hiệu quả để đạt được mục tiêu đó.
Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu
Một phần quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình lập kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp là công chúng. Nhờ đây, các thông điệp và giải pháp có thể được truyền tải để nâng cao hiệu quả lan toả thông tin và tiếp cận khách hàng một cách tối ưu.
Để nhà tiếp thị có thể minh họa hình ảnh và hành vi của đối tượng khách hàng một cách dễ dàng, rõ ràng và chân thật, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng khán giả mục tiêu mà mình muốn hướng tới và giải thích tại sao bạn lại chọn lựa đối tượng đó.
Cần xác định đối tượng công chúng khi lên kế hoạch truyền thông.
Bước 4: Xác định thông điệp để truyền thông
Để giải đáp thắc mắc của khách hàng về việc tại sao họ cần quan tâm đến hoặc mua sản phẩm được đề cập trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp, điều quan trọng nhất là cần truyền tải thông điệp chính trước khi triển khai truyền thông. Điều này yêu cầu bạn phải hiểu rõ nhu cầu của khách hàng để có thể truyền tải thông điệp có tác động và thúc đẩy hành động của họ.
Bước 5: Thiết kế truyền thông
Gồm ba yếu tố quan trọng, công ty cần hiểu rõ để tạo ra một chiến dịch truyền thông đầy đủ.
- Chiến lược về cách truyền thông tin (Communication strategy).
- Chiến lược về tạo hình sáng tạo (Creative strategy).
- Nguồn thông tin truyền đi (Source of message).
Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông
Mỗi dạng, mỗi kế hoạch đều sử dụng phương thức truyền thông khác nhau. Vì vậy, để làm truyền thông hiệu quả, bạn cần suy nghĩ và lựa chọn kỹ lưỡng phương thức truyền thông thích hợp. Bạn có thể chọn sử dụng một số kênh như báo chí, truyền hình, mạng xã hội,..
Bước 7: Xác định Budget và chiến thuật truyền thông
Định rõ ngân sách và chiến lược truyền thông là một phần rất quan trọng và trọng tâm trong kế hoạch truyền thông. Vì thế, công ty nên lập 2-3 kế hoạch chi tiết cho nhóm đối tượng khách hàng, bao gồm các nội dung chi tiết và chi phí cụ thể cho từng công việc trong kế hoạch.
Đưa ra kế hoạch ngân sách và chiến lược tiếp thị hiệu quả.
Bước 8: Tạo thời gian biểu
Để tránh tình trạng không biết nên làm gì khi triển khai kế hoạch, việc tạo một biểu đồ thời gian cho từng hạng mục cụ thể là cần thiết. Việc này cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho tất cả mọi người.
Bước 9: Đo lường hiệu suất và báo cáo
Để đánh giá được hiệu quả thực tế của các kế hoạch đã hoàn thành, công ty cần tiến hành đo lường hiệu suất và báo cáo kết quả. Từ đó, công ty có thể đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh và xử lý chiến lược phù hợp. Bởi vì không phải mọi kế hoạch đều đạt được hiệu quả như mong đợi, vì vậy đây là một bước quan trọng mà công ty cần thực hiện.
SMCRFN – Yếu tố cần có khi lập kế hoạch truyền thông
Gần như tất cả các tổ chức hiện nay đang áp dụng nền tảng SMCRFN để xây dựng chiến lược truyền thông, nhằm đảm bảo hoạt động được thực hiện một cách có hiệu quả. Dù chiến lược được phát triển theo nhiều hướng khác nhau, tuy nhiên, cần đảm bảo đầy đủ các thành phần sau đây.
- Người gửi có thể là một tổ chức hoặc một cá nhân bất kỳ có thể truyền tải hay phổ biến những thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng. Nguồn/Tác giả.
- Nội dung trọng tâm mà công ty cần tạo ra để có thể truyền đạt đến khách hàng tiềm năng của mình chính là thông điệp.
- Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận với đại đa số người sử dụng thông qua các phương tiện và cách thức hỗ trợ chuyển tải thông tin. Kênh là một yếu tố quan trọng trong việc truyền tải thông điệp đến khách hàng.
- Receiver (Người nhận): Receiver chính là các đối tượng khách hàng và công chúng mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến.
- Các ý kiến phản hồi, đánh giá từ khách hàng có thể là những chỉ trích hoặc ca ngợi về chất lượng sản phẩm.- Doanh nghiệp sẽ học hỏi kinh nghiệm từ phản hồi này.- Doanh nghiệp sẽ đưa ra những giải pháp phù hợp để cải thiện và điều chỉnh kế hoạch theo hướng tích cực hơn.
- Nhiễu (Interference) là những yếu tố xuất hiện trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này sẽ gây sai lệch thông tin và làm cho kế hoạch không thể theo đúng lộ trình đã được lập trước.
SMCRFN là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông.
Thiết lập kế hoạch truyền thông thực sự là một công việc không hề đơn giản. Bài viết của Bizfly cung cấp thông tin về tầm quan trọng của bản kế hoạch chiến lược, cũng như đưa ra những lưu ý về các hạng mục cần thiết để thực hiện kế hoạch truyền thông theo đúng hướng.
Dừng việc tiêu tốn ngân sách quảng cáo trực tuyến bằng việc sử dụng phần mềm CRM.
“Không quan trọng là nửa nào, điều quan trọng là một phần số tiền tôi chi cho quảng cáo không mang lại hiệu quả” – John Wanamaker – đã tìm ra giải pháp cho sự phát triển của ngành quảng cáo hiện đại.
Cung cấp tư vấn miễn phí để biết thêm thông tin.
Bài liên quan
