Quá trình mua sắm và đánh giá nhà cung cấp thích hợp sẽ hỗ trợ công ty của bạn thực hiện việc mua sắm, tìm kiếm nhà cung cấp đúng và giảm thiểu chi phí tối đa. Hãy cùng CRIF D&B Vietnam. khám phá quá trình mua sắm và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp qua bài viết này.
1. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình mua hàng rõ ràng?
Giảm thiểu các nguy cơ, tránh lãng phí tài nguyên, thời gian và chi phí và đạt được nhiều lợi ích khác là nhờ tính minh bạch trong quá trình mua sắm của công ty của bạn.
1.1. Quy trình mua hàng là gì?
Để đạt được hiệu quả mua sắm tối đa và tiết kiệm chi phí, chúng ta cần tập trung vào việc mua các sản phẩm có giá trị thật sự và ưu tiên những sản phẩm được xem là cần thiết trong quá trình mua sắm. Điều này là rất quan trọng trong quy trình mua hàng.
Quy trình mua sắm suôn sẻ sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
1.2. Lợi ích khi có quy trình mua hàng rõ ràng?
Nếu quá trình mua sắm được thực hiện rõ ràng và hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ thu được rất nhiều lợi ích như:
2. Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp
Các giai đoạn có thể bao gồm thủ tục mua sắm và đánh giá người cung cấp của doanh nghiệp phải trải qua nhiều giai đoạn với nhiều bộ phận, người chịu trách nhiệm trao đổi, xác nhận thông tin. Quy trình này sẽ áp dụng các điểm đặc trưng phù hợp với tính chất của doanh nghiệp. Về cơ bản, các bước mua hàng và đánh giá nhà cung cấp có thể bao gồm các giai đoạn như sau:
2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua
Doanh nghiệp của bạn sẽ lựa chọn các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp để giải quyết các vấn đề cụ thể trong quá trình mua hàng. Ví dụ, nếu muốn trang trí văn phòng với không gian xanh mát, thì việc mua các cây cối, hoa, và tiểu cảnh phù hợp với không gian văn phòng sẽ là điều cần thiết trong thời điểm này.
Doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với một thách thức cụ thể và bạn đã quyết định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ để giải quyết vấn đề đó.
2.2. Bước 2: Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng
Để tránh mua nhầm sản phẩm, dịch vụ không cần thiết, công ty cần xác định các tiêu chuẩn đối với đơn đặt hàng cụ thể. Mỗi sản phẩm, dịch vụ sẽ có tiêu chuẩn, quy định khác nhau. Ví dụ, đối với cây cảnh, cần làm rõ số lượng, loại cây, chiều cao, kích thước, màu sắc hoa, lá… Ngoài ra, giới hạn chi phí cũng cần được xác định để nhân viên mua hàng có thể đánh giá và chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng.
2.3. Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
Các doanh nghiệp thường sẽ xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Nếu bạn chưa tìm được đối tác phù hợp, bạn có thể tìm kiếm đối tác qua mạng, tham gia các hội chợ thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại.
Doanh enterprises có thể sử dụng nhiều tiêu chuẩn khác nhau để đánh giá supplier, sau khi tìm thấy một số supplier. Để tìm ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ đáng tin cậy, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
Áp dụng các tiêu chí đánh giá để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
2.4. Bước 4: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Để đánh giá và tìm ra nhà cung cấp tốt nhất, thường thì bạn cần thu thập báo giá đề xuất từ ít nhất 3 nhà cung cấp. Sau đó, bạn sẽ cân nhắc và so sánh các báo giá này để xem lựa chọn nào phù hợp nhất về giá cả và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xem xét các yếu tố khác như thương hiệu nhà cung cấp, chính sách bảo hành và dịch vụ hậu mãi để đưa ra quyết định chính xác nhất.
2.5. Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn thứ 5 của quá trình mua sắm, bạn sẽ tiếp tục thảo luận với nhà cung cấp đã được đánh giá và chọn lựa ở bước thứ 4. Nhiệm vụ của cuộc thảo luận này là để trao đổi kỹ hơn, rõ ràng hơn về những yêu cầu, cam kết về hàng hóa và dịch vụ, đảm bảo rằng cả hai bên có thể cung cấp hàng hóa một cách thuận tiện.
Sau khi thương lượng kết thúc, Công ty của bạn và nhà cung cấp sẽ ký kết một hợp đồng nhằm bảo đảm tính pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng này sẽ chứa đầy đủ các cam kết, yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ cung cấp cũng như trách nhiệm của cả hai bên.
Thỏa thuận giữa bạn và nhà cung cấp sẽ được thực hiện tốt hơn thông qua việc ký kết hợp đồng.
2.6. Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán
Nhà cung cấp sẽ thực hiện vận chuyển, lắp đặt sản phẩm và cung cấp dịch vụ vào thời gian đã thống nhất trong hợp đồng đã ký kết. Công ty của bạn sẽ kiểm tra, tiếp nhận và đánh giá sản phẩm và dịch vụ trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
2.7. Bước 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp
Đối với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ quan trọng như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho toàn công ty có giá trị trên 1 tỷ đồng, bạn cần thực hiện việc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn đánh giá các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa và chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào. Đánh giá đúng thời điểm có thể giúp công ty yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.
Việc đánh giá nhà cung cấp cho các giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ như mua một chậu cây xanh chẳng hạn thường không được thực hiện chính thức. Nếu bạn cảm thấy chất lượng hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng được cam kết; thời gian giao hàng kéo dài quá lâu, bạn có thể yêu cầu đổi trả hoặc không sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp đó vào lần sau.
3. Đánh giá và quản lý nhà cung cấp với giải pháp của CRIF D&B Vietnam.
Công ty của bạn sẽ thu được rất nhiều lợi ích nếu quản lý và đánh giá tốt nhà cung cấp, như đã được phân tích trong phần một của bài viết này. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ quản lý và đánh giá nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo CRIF D&B Vietnam.. CRIF D&B Vietnam. đang cung cấp giải pháp quản lý cung ứng để doanh nghiệp có thể đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, cũng như theo dõi định kỳ sự ổn định và đảm bảo các tiêu chí đánh giá của nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã đưa ra.
Áp dụng giải pháp quản lý chuỗi cung ứng để đánh giá toàn diện về chất lượng của nhà cung cấp.
Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Vietnam. sẽ hỗ trợ công ty của bạn trong việc thu thập các thông tin quan trọng, đúng tình huống và nhanh chóng về các đối tác cung cấp mà bạn đang có kế hoạch hợp tác, giúp bạn có cái nhìn tổng quan. Bằng cách có thông tin về nhà cung cấp, công ty của bạn sẽ giảm thiểu rủi ro chọn sai đối tác không đáp ứng được yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của mình.
Quý khách có thể liên hệ với CRIF D&B Vietnam. để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng, chính xác và kịp thời về quy trình mua sắm và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp. CRIF D&B Vietnam. tự hào là đối tác đồng hành của quý khách và cung cấp các giải pháp quản lý quy trình cung ứng hiệu quả.
CRIF D&B Vietnam.
